Warum revisionssichere Archivierung ein Muss ist!

Die revisionssichere Archivierung bietet mehr Vor- als NachteileFoto ©Bigstock

Die revisionssichere Archivierung stellt ein Verfahren dar, indem Dokumente in all ihren Arbeitsschritten sichergestellt werden. Wichtige Stationen dieser Dokumente stellen den Eingang, den Transport und die abschließende Archivierung dar. Ausschlaggebend ist bei dieser Art der Archivierung, dass die Dokumente nicht verändert oder verloren gehen. Der Begriff „Revision“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „zurück ansehen“. Die Revisionssicherheit bezieht sich ausschließlich auf elektronischen Archivsysteme.

Elektronische Archivsysteme

Diese elektronischen Archivsysteme entsprechen den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 239, § 257 HGB), welches besagt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Lageberichte
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisunge
  • Handelsbüche
  • sonstigen Organisationsunterlage
  • Belege für Buchungen laut § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern
    (revisionssichere Archivierung für zehn Jahre)
  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe.
    (revisionssichere Archivierung für sechs Jahre)

Das elektronische Archivsystem unterliegt darüber hinaus der Abgabenordnung (§ 146, § 147 AO). In dieser Ordnung wird das Ordnungssystem für die Buchführung und für Aufzeichnungen, sowie für die Aufbewahrung von Unterlagen vorgeschrieben. Außerdem befolgt das System – neben weiteren rechtlichen Vorgaben – die Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) verortet sind. Maßgeblich für die revisionssichere Archivierung ist, dass jedes Dokument ordnungsgemäß archiviert wird und den rechtlichen und organisationsinternen Vorgaben entspricht. Der Archivierungszeitpunkt ist sehr zeitnah zu wählen,  die Dokumente sind erst zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Relevant ist die Einhaltung der Übereinstimmung zum Original und die unveränderte Abspeicherung der Dokumente, des Weiteren hat die Archivierung im vollen Umfang zu erfolgen, um die Verlustrate zu minimieren. Der Sinn und Zweck des Archivierungssystems darf nicht verfehlt werden. Aufgrund dessen muss sichergestellt werden, dass die archivierten Dokumente in angemessener Zeit wiedergefunden und nachgebildet werden können. Die Einsicht der Archivierung soll nur berechtigten Nutzern möglich sein.
Ein Sachverständiger kann bedenkenlos das Gesamtverfahren der revisionssicheren Archivierung prüfen. Sollten allerdings Änderungen im elektronischen Archivsystem erfolgen, muss dies lückenfrei und nachvollziehbar dokumentiert werden, indessen dürfen diese Änderungen alle zuvor genannten Grundsätze nicht beeinträchtigen, angesichts der ansonsten aufkommenden rechtlichen Konsequenzen.

Rechtliche Konsequenzen

Bei Verstoß der Aufbewahrungs-, Buchführungs- und/oder Aufzeichnungspflicht können unter anderem Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung als Strafbestand zustande kommen. Je nach Schwere der Tat ist eine Haftstrafe nicht auszuschließen.

Vorteile der revisionssicheren Archivierung

Neben den klassischen Dokumenten wird im Zeitalter der elektronischen Kommunikation die Nutzung von E-Mail, Fax und Downloads wichtiger Dokumente immer zahlreicher.
Um Kosten zu sparen, nutzt man vorzugsweise die Archivierung auf elektronischem Wege. Der Papierarchivierung, die viel Papier-, Tintenkosten und Platzbedarf, sowie ökonomische Defizite aufzeigt, wird mithilfe der elektronischen Abspeicherung entgegengewirkt. Durch die elektronische Archivierung ist ein schnellerer und präziserer Zugriff auf Dokumente möglich, unter Verwendung von Suchkriterien kann enorm viel Zeit eingespart werden. Sicherungskopien des gesamten Archivs können problemlos erstellt werden, zugleich kann der Zugriff auf das Archiv von verschiedenen Standpunkten erfolgen. Aufgrund der erweiterten Möglichkeit der elektronischen Erstellung von verschiedenen Informationsverarbeitungsprogrammen wäre eine ausgedruckte Form der Archivierung kaum bis gar nicht möglich. Je länger und größer der Archivierungsbedarf ist, desto offensichtlicher werden die Vorteile. Neben der beträchtlichen positiven Verwendbarkeit des elektronischen Archivierungssystems stellt sich selbstredend die Frage nach den Defiziten eines solchen Systems.

Nachteile der revisionssicheren Archivierung

Die elektronischen Speichermedien haben gegenüber der klassischen Papiervariante den Nachteil, dass sie nur eine begrenzte Lebensdauer haben. Um eine Dauerhafte Speicherung des Archivs zu gewährleisten muss daher regelmäßig eine Migration der Daten auf neue Datenträger erfolgen. Empfohlen wird auch die Speicherung auf mehreren Datenträgern, um einem Datenverlust entgegenzuwirken. Schwieriger – gegenüber der klassischen Papierarchivierung – gestaltet sich ebenfalls die Abwehr von unberechtigten Zugriffen auf das Archiv.
Ansonsten treten zu Beginn der digitalen Archivierung hohe Kosten auf, anlässlich der Digitalisierung vorhandener Dokumente und Akten. Diese Kosten revidieren sich jedoch, je länger die Archivierung angesetzt ist.
Zertifizierung der Revisionssicherheit
Allgemein gültige Zertifizierung zur Revisionssicherheit einzelner Systeme gibt es nicht. Eine Zertifizierung kann offiziell nur anhand des TÜV-IT erfolgen. Dabei wird grundlegend auf die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V. eingegangen.

Digitale Personalakten

Auf Grundlage der Revisionssicherheit können ebenfalls digitale Personalakten erstellt und sicher archiviert werden. Die Möglichkeit der digitalen Personalakten weist einen höheren Grad – im Vergleich zu klassischen Variante – an Effektivität und Zeitersparnis auf. Kosten für entstehende Archivierungsräume, Papier-und Tintenkosten, sowie für die Auflösung oder Verlagerung der Archive werden eingespart. Ergänzend kommen der Unternehmensqualität einige der o.g. Vorteile zugute. Aufgrund der Zeitersparnis, können Prioritäten neu geordnet werden, wichtige Themen geraten somit in den Vordergrund und erlagen eine größere Aufmerksamkeit. Im Hinblick auf die Personalakten stellt sich entsprechende die Frage, wie die Lohnabrechnungen in einem Unternehmen dokumentiert werden.

Lohnabrechnungen

Lohnabrechnungen sind für ein Unternehmen bedeutend, wenn es um rechtliche und steuerliche Meldevorgaben geht. Webbasierte Lohnabrechnungen bieten immer Größere Nutzungsmöglichkeiten. Die Verantwortung der Lohnabrechnungen kann an externe Firmen übergeben werden. Durch die digitalen Erstellungen, erfolgt die Abwicklungen des elektronischen Meldewesens über die externen Beauftragten. Die Abrechnung verläuft kompetent, einfach, sicher und nach Beachtung aller Abrechnungsparameter (siehe: http://sicherlohn.de/edlohn/STB/).
Individuelle Wahlmöglichkeiten der Übernahmefaktoren über die externen Firmen sind möglich, angesichts des spezifischen Nutzungsbedarfs.

Fazit

Die revisionssichere Archivierung ist von kleinen über mittelständischen bis hin zu großen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Sie dient der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben für Unternehmen. Durch die revisionssichere Archivierung werden zunehmend mehr Elemente der Unternehmensstruktur in das System aufgenommen (z.B. digitale Personalakte oder Lohnabrechnungen).  Des Weiteren erleichtert diese Art der Archivierung Arbeitsschritte, folgt den revolutionären technischen Fortschritten und spart Kosten ein. Papierchaos und stundenlanges Suchen gehören der Vergangenheit an.

 

 

Bildquelle: nicotombo/Bigstock.com

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